Auditergebnisse und Auditbefunde formulieren
Im Audit ist häufig relativ schnell klar, was aufgefallen ist. Schwieriger wird es, daraus ein Auditergebnis oder einen Auditbefund zu formulieren, den auch eine Person nachvollziehen kann, die beim Audit nicht dabei war.
Auditergebnis und Auditbefund: die Begriffe einordnen
Auditergebnis
Der übergeordnete Begriff für die aus einem Audit abgeleiteten Ergebnisse. Ein Auditergebnis muss nicht negativ sein.
Auditbefund
Die konkrete, nachvollziehbar dokumentierte Feststellung und Bewertung auf Grundlage der erhobenen Auditnachweise.
In der Praxis und in unterschiedlichen Anforderungssystemen werden die Begriffe teilweise unterschiedlich verwendet. QMedius verwendet sie auf dieser Seite in der hier beschriebenen Logik – unabhängig von einem bestimmten Standard, Zertifizierungsverfahren oder Anforderungskatalog.
Was wurde festgestellt?
Wie ist es zu bewerten?
Wie wird es nachvollziehbar formuliert?
Die Logik führt zu einer nachvollziehbaren Darstellung. Sie bedeutet nicht, dass jedes Auditergebnis negativ ist oder eine Nichtkonformität darstellt.
Vom Auditnachweis zum Auditergebnis
Interview, Beobachtung, Dokumentenprüfung und Stichprobe liefern unterschiedliche Informationen. Entscheidend ist: Was wurde tatsächlich erhoben – und was lässt sich daraus ableiten?
Beschreiben Sie den geprüften Prozess, den Zeitraum und den Umfang der Prüfung. Eine einzelne Beobachtung oder eine begrenzte Stichprobe erlaubt keine pauschale Aussage über die gesamte Organisation.
Zur Vorbereitung: Interne Audits im Gesundheitswesen · Auditfragen im internen Audit
Was macht einen guten Auditbefund aus?
Sachlich und konkret
Beschreiben Sie, was festgestellt wurde. Vermeiden Sie pauschale Urteile wie „schlecht“ oder „unzureichend“, wenn der konkrete Bezug fehlt.
Nachvollziehbar und überprüfbar
Benennen Sie die Grundlage der Aussage und den Bezug zur Anforderung. Trennen Sie Beobachtung, Nachweis und Bewertung.
Von der Feststellung zur Formulierung
Feststellung → Nachweis/Evidenz → Bezug zur Anforderung → Bewertung
Diese Logik ist eine praktische QMedius-Arbeitshilfe, kein universell vorgeschriebenes Schema. Die formale Bewertung richtet sich immer nach dem jeweils verwendeten Anforderungs- bzw. Auditsystem.
Schwache und starke Formulierungen
Illustrative Beispiele aus dem Gesundheitswesen. Die genannten internen Vorgaben sind für das jeweilige Beispiel angenommen; sie sind keine gesetzlichen oder normativen Anforderungen.
Beispiel 1: Schulung und Kompetenz
SCHWACH
„Die Schulungen sind unzureichend.“
NACHVOLLZIEHBARER
„Bei der Prüfung der Einarbeitungsunterlagen von fünf im letzten Quartal neu eingetretenen Mitarbeitenden fehlte in zwei Fällen der dokumentierte Abschluss der vorgesehenen Schulung. Die interne Einarbeitungsvorgabe sieht diesen Nachweis vor Abschluss der Einarbeitung vor. Für diese zwei Fälle ist die Erfüllung der Vorgabe anhand der geprüften Unterlagen nicht nachgewiesen.“
Die Aussage benennt Stichprobe, Feststellung und Bezug. Sie behauptet nicht, dass die Schulung tatsächlich unterblieben ist.
Beispiel 2: Prozessumsetzung
SCHWACH
„Die Übergaben funktionieren nicht.“
NACHVOLLZIEHBARER
„Bei zwei von vier beobachteten Schichtübergaben auf der geprüften Station wurden offene patientenbezogene Aufgaben nicht ausdrücklich mit einer verantwortlichen Person übergeben. Die interne Übergabevorgabe verlangt diese Zuordnung. In diesen zwei beobachteten Fällen wurde die Vorgabe nicht umgesetzt.“
Die Bewertung bleibt auf die beobachteten Fälle begrenzt. Eine Ursache oder eine bestimmte Lösung wird nicht vorweggenommen.
Sechs typische Fehler
Pauschal urteilen
Statt Wertungen: den konkreten Sachverhalt beschreiben.
Evidenz weglassen
Die Grundlage und den Umfang der Prüfung erkennbar machen.
Beobachtung und Interpretation vermischen
Trennen, was erhoben und was daraus abgeleitet wurde.
Die Lösung in den Befund schreiben
Feststellung und Bewertung formulieren, ohne die Massnahme vorwegzunehmen.
Den Anforderungsbezug offenlassen
Benennen, woran die Feststellung bewertet wird.
Vorwissen voraussetzen
So schreiben, dass auch Dritte die Aussage nachvollziehen können.
Ist mein Auditergebnis nachvollziehbar?
Was wurde festgestellt?
Worauf beruht die Aussage?
Welche Anforderung ist betroffen?
Ist die Bewertung daraus nachvollziehbar?
Wenn eine Antwort fehlt, lohnt sich eine Überarbeitung vor der Weitergabe.
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