VERTIEFUNG
„Zeigen Sie mir an einem aktuellen Beispiel, wie Sie feststellen, ob die Einarbeitung erfolgreich abgeschlossen wurde.“
Wissen · AUDITPRAXIS
Auditfragen im internen Audit
Gute Auditfragen prüfen nicht, ob etwas beschrieben ist. Sie zeigen, ob ein Prozess funktioniert.
Viele interne Audits beginnen mit einer langen Checkliste:
Ist eine Regelung vorhanden? Ist sie dokumentiert? Wurde sie kommuniziert?
Damit lässt sich Konformität prüfen. Ob ein Prozess im Alltag tatsächlich funktioniert, wird damit jedoch oft nur unzureichend sichtbar.
Gute Auditfragen gehen deshalb einen Schritt weiter. Sie fragen nach Umsetzung, Nachweisen, Schnittstellen, Abweichungen und Wirkung.
Nicht fragen: „Haben Sie das geregelt?“
Sondern: „Zeigen Sie mir, wie es funktioniert.“
Sondern: „Zeigen Sie mir, wie es funktioniert.“
Von der geschlossenen zur starken Auditfrage
SCHWACH
„Gibt es einen geregelten Einarbeitungsprozess?“
STÄRKER
„Wie läuft die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin konkret ab?“
Die erste Frage kann mit Ja beantwortet werden.
Die zweite macht den Prozess sichtbar.
Die dritte führt zu überprüfbarer Evidenz.
Fünf Fragerichtungen für ein wirksames Prozessaudit
1. Prozess verstehen
„Wie läuft dieser Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis konkret ab?“
Ziel: tatsächlichen Ablauf verstehen.
2. Umsetzung prüfen
„Wie stellen Sie sicher, dass die vereinbarte Vorgehensweise im Alltag umgesetzt wird?“
Ziel: Unterschied zwischen Vorgabe und Praxis erkennen.
3. Evidenz suchen
„Woran können Sie mir zeigen, dass dies tatsächlich so erfolgt?“
Ziel: Aussagen mit Beobachtung, Dokumenten oder Stichproben verbinden.
4. Abweichungen verstehen
„Was passiert, wenn der vorgesehene Ablauf nicht eingehalten werden kann?“
Ziel: Umgang mit Störungen, Ausnahmen und Risiken erkennen.
5. Wirksamkeit prüfen
„Woran erkennen Sie, dass der Prozess das gewünschte Ergebnis erreicht?“
Ziel: von Durchführung zu Wirkung gelangen.
Auditfragen im Gesundheitswesen – konkrete Beispiele
Verantwortung
„Wer trägt in diesem Prozess welche Verantwortung – und wie zeigt sich das im Alltag?“
Schnittstellen
„Wo wird die Verantwortung an eine andere Person oder Berufsgruppe übergeben?“
Information
„Welche Informationen benötigen Mitarbeitende, um den Prozess korrekt durchführen zu können?“
Umsetzung
„Zeigen Sie mir anhand eines aktuellen Beispiels, wie dieser Ablauf durchgeführt wurde.“
Abweichung
„Welche Abweichungen treten in diesem Prozess wiederholt auf und wie gehen Sie damit um?“
Risiko
„An welcher Stelle dieses Prozesses besteht aus Ihrer Sicht das grösste Risiko?“
Verbesserung
„Was wurde in diesem Prozess zuletzt verändert – und warum?“
Wirksamkeit
„Wie überprüfen Sie, ob eine eingeführte Massnahme tatsächlich die gewünschte Wirkung erzielt?“
Eine Antwort ist noch keine Evidenz
INTERVIEW
+ BEOBACHTUNG
+ DOKUMENT / STICHPROBE
→ BELASTBARE EVIDENZ
Eine plausible Antwort im Interview ist ein wichtiger Ausgangspunkt – aber noch kein belastbarer Nachweis.
Gute Audits verbinden unterschiedliche Informationsquellen. Eine Aussage kann beispielsweise durch eine Beobachtung vor Ort, eine Stichprobe oder einen geeigneten dokumentierten Nachweis überprüft werden.
Fragen öffnen den Prozess. Evidenz macht ihn überprüfbar.
Drei typische Fehler bei Auditfragen
1. Die Checkliste wird abgearbeitet
Frage für Frage wird gestellt, unabhängig davon, wohin die Antworten führen.
Besser: Antworten aufgreifen und gezielt vertiefen.
2. Es werden nur Dokumente geprüft
Eine gute Prozessbeschreibung beweist noch nicht, dass der Prozess im Alltag so funktioniert.
Besser: Vorgabe und gelebte Praxis miteinander verbinden.
3. Der Auditor liefert bereits die Lösung
„Wäre es nicht besser, wenn Sie …?“ ist keine Auditfrage.
Besser: Erst verstehen, Evidenz sammeln und bewerten. Die Lösung gehört nicht in die Fragestellung.
Die einfache QMedius-Fragelogik
1. VERSTEHEN
2. ZEIGEN LASSEN
3. VERTIEFEN
4. EVIDENZ PRÜFEN
5. WIRKUNG HINTERFRAGEN
Wer dieser Logik folgt, benötigt keine starre Liste mit hundert Fragen. Entscheidend ist, mit wenigen guten Einstiegsfragen einen Prozess systematisch zu erschliessen.
VON DER FRAGE ZUR ANWENDUNG
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